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La cuota de administración es el dinero que paga cada mes el dueño de un apartamento, una casa o un local en un edificio o conjunto. Con esa plata se pagan la vigilancia, el aseo, el mantenimiento y los servicios de las zonas comunes. La ley se la cobra al propietario. Cuando el inmueble está arrendado, el contrato de arrendamiento decide si la asume el arrendatario. Diga lo que diga el contrato, el conjunto le puede cobrar la cuota ordinaria tanto al propietario como al arrendatario.
En esta guía te explicamos qué dice la Ley 675 de 2001, cómo se calcula la cuota con el coeficiente de copropiedad, quién la paga en un arriendo, cómo se escribe en el contrato y en el anuncio, y qué pasa si se debe al momento de vender.
Contenido del artículo
- Qué es la cuota de administración
- Qué dice la ley sobre la cuota de administración
- Cómo se calcula la cuota de administración
- Cuota ordinaria y cuota extraordinaria
- Cuánto puede subir la cuota de administración
- Quién paga la administración en un arriendo
- Cómo dejar clara la administración en el contrato y en el anuncio
- Qué pasa si no se paga la administración
- Qué pasa con la administración al vender el inmueble
- Preguntas frecuentes
Qué es la cuota de administración
Un edificio o un conjunto tiene partes que son de cada dueño y partes que son de todos. El apartamento es del dueño. La portería, los pasillos, el ascensor, la piscina y las zonas verdes son bienes comunes. Alguien tiene que pagar la vigilancia, el aseo, la luz de las zonas comunes y las reparaciones de los bienes comunes.
La ley llama a esos gastos expensas comunes. En el día a día se les dice cuota de administración, o simplemente «la administración». La cobra la copropiedad, que es la persona jurídica que forman todos los dueños, por medio de su administrador.
Qué dice la ley sobre la cuota de administración
La cuota de administración está en la Ley 675 de 2001, que es la ley de propiedad horizontal. Para los arriendos de vivienda, la Ley 820 de 2003 dice quién la paga según el contrato. Estos son los artículos que más se consultan:
| Norma | Qué dice |
|---|---|
| Ley 675, art. 3 | Define las expensas comunes necesarias como los gastos de administración y de los servicios esenciales para la existencia, la seguridad y la conservación de los bienes comunes. Define el coeficiente de copropiedad. |
| Ley 675, art. 25 y 26 | El reglamento de propiedad horizontal fija el coeficiente de cada inmueble. El coeficiente se calcula con el área privada construida de cada inmueble frente al área privada total del conjunto, y decide cuánto aporta cada dueño. |
| Ley 675, art. 29 | Los propietarios están obligados a pagar las expensas comunes. En las cuotas ordinarias, el propietario y quien ocupa el inmueble responden juntos. Al vender, el comprador responde junto con el vendedor por lo que este no pagó. |
| Ley 675, art. 30 | La cuota pagada tarde genera intereses de mora de una y media veces el interés bancario corriente. La asamblea puede fijar un interés menor. |
| Ley 675, art. 35 | Cada copropiedad tiene un fondo de imprevistos. Se forma con un recargo de al menos el 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes. |
| Ley 675, art. 38 | La asamblea de propietarios aprueba el presupuesto anual y las cuotas ordinarias y extraordinarias. |
| Ley 675, art. 46 | Una cuota extraordinaria que en el año supere cuatro veces el valor de las expensas mensuales necesita el voto del 70 % de los coeficientes. |
| Ley 675, art. 48 | Para cobrar por la vía judicial basta el certificado de deuda que firma el administrador. |
| Ley 820, art. 9 | El arrendatario paga las expensas comunes cuando así lo diga el contrato. También debe cumplir el reglamento de propiedad horizontal. |
Cómo se calcula la cuota de administración
La cuota de cada inmueble sale de dos datos: el presupuesto anual del conjunto y el coeficiente de copropiedad del inmueble.
- El presupuesto anual suma lo que cuesta el conjunto en un año: vigilancia, aseo, mantenimiento, seguros, servicios de las zonas comunes, honorarios del administrador y el fondo de imprevistos. Lo aprueba la asamblea.
- El coeficiente de copropiedad es el porcentaje que le toca a cada inmueble. Se calcula con el área privada construida del inmueble frente al área privada total del conjunto. Un apartamento más grande tiene un coeficiente mayor y paga una cuota mayor.
La fórmula básica es esta. Se multiplica el presupuesto anual por el coeficiente del inmueble y el resultado se divide entre 12 meses.
Un ejemplo con cifras ilustrativas. Un conjunto aprueba un presupuesto anual de $180.000.000. Tu apartamento tiene un coeficiente de 0,9 %. Al año te corresponden $1.620.000, que son $135.000 al mes de cuota de administración.
Dónde está el coeficiente de tu inmueble
El coeficiente está en el reglamento de propiedad horizontal. Según el artículo 4 de la Ley 675, el reglamento se otorga por escritura pública y se registra en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Si no tienes copia, se la puedes pedir al administrador del conjunto.
En los edificios o conjuntos comerciales o mixtos, el reglamento puede repartir algunos gastos por módulos de contribución. Los módulos de contribución cobran los gastos de una zona solo a los inmuebles que la usan, según el artículo 31 de la Ley 675. En los conjuntos solo de vivienda, lo común es que todo se reparta por el coeficiente.
Cuota ordinaria y cuota extraordinaria
El conjunto cobra dos clases de cuota. Funcionan distinto y la ley les da reglas distintas.
| Cuota ordinaria | Cuota extraordinaria | |
|---|---|---|
| Para qué es | Los gastos de todos los meses que están en el presupuesto | Un gasto que no está en el presupuesto, como pintar las fachadas o cambiar el ascensor |
| Quién la aprueba | La asamblea, con el presupuesto anual | La asamblea. Si en el año supera cuatro veces las expensas mensuales, necesita el 70 % de los coeficientes |
| Cada cuánto se paga | Todos los meses | Las cuotas que decida la asamblea |
| Responde quien ocupa el inmueble | Sí. El propietario y el arrendatario responden juntos ante el conjunto | La ley no lo hace responder junto con el propietario. Depende del contrato de arrendamiento |
Un ejemplo del tope del artículo 46, con el mismo conjunto del ejemplo de cálculo. Un presupuesto de $180.000.000 al año da expensas de $15.000.000 al mes. Cuatro veces esa cifra son $60.000.000. Una cuota extraordinaria que en el año pase de $60.000.000 necesita el voto del 70 % de los coeficientes.
Cuánto puede subir la cuota de administración
La Ley 675 no fija un porcentaje máximo para subir la cuota de administración. La cuota sube cuando la asamblea aprueba un presupuesto mayor, por ejemplo porque subió el salario mínimo de los vigilantes y del personal de aseo.
La regla del índice de precios al consumidor que limita el aumento es del canon de arrendamiento, no de la administración. La explicamos en cuánto sube el arriendo cada año. Si el contrato pone la administración a cargo del arrendatario, el arrendatario paga la cuota que fije la asamblea, aunque suba más que el canon.
Para saber por qué subió tu cuota, pídele al administrador el acta de la asamblea y el presupuesto aprobado.
Quién paga la administración en un arriendo
Ante el conjunto, el obligado es el propietario. Entre el propietario y el arrendatario, manda el contrato de arrendamiento. El artículo 9 de la Ley 820 de 2003 dice que el arrendatario paga las expensas comunes en los casos en que haya lugar, según lo que diga el contrato.
En la práctica hay dos formas de pactarla:
- Canon con administración incluida. El arrendatario paga una sola suma al propietario y el propietario paga la cuota al conjunto. Si la cuota sube, el canon no cambia hasta el reajuste anual.
- Canon más administración. El arrendatario paga el canon al propietario y la cuota de administración aparte, al conjunto o al propietario. Si la cuota sube, el arrendatario paga el nuevo valor.
Frente al conjunto, el artículo 29 de la Ley 675 hace responder al propietario y al arrendatario juntos por las cuotas ordinarias, diga lo que diga el contrato. Si el arrendatario que tenía la cuota a su cargo no paga, el conjunto le puede cobrar al propietario. Las cuotas extraordinarias no tienen esa regla: el conjunto se las cobra al propietario, y el contrato dice si el arrendatario se las debe devolver.
El propietario también tiene una obligación con el reglamento. El artículo 8 de la Ley 820 le pide entregarle al arrendatario una copia de la parte normativa del reglamento de propiedad horizontal. Los demás derechos y deberes de cada uno los explicamos en arrendador y arrendatario: quién es quién.
Si buscas apartamento, pregunta siempre si el canon incluye la administración. Puedes comparar anuncios de inmuebles en Bogotá y de inmuebles en Cali y escribirle directamente a quien publica para preguntarle el valor.
Cómo dejar clara la administración en el contrato y en el anuncio
Casi todos los problemas con la administración en un arriendo salen de un contrato que no la nombra. El artículo 3 de la Ley 820 pide que el contrato diga el precio y la forma de pago. Conviene que diga también esto:
- Si el canon incluye la administración o no, con el valor de cada cosa en números.
- Quién le paga la cuota al conjunto y cómo le muestra al otro el recibo de cada mes.
- Qué pasa si la asamblea sube la cuota durante el contrato.
- Quién paga las cuotas extraordinarias, si las hay.
- Quién paga las multas que el conjunto imponga por no cumplir el reglamento.
Las demás cláusulas del documento están en qué debe llevar un contrato de arrendamiento de vivienda.
En el anuncio
Quien busca arriendo compara el costo total de cada mes. Por eso, en la descripción del anuncio escribe el canon y el valor de la administración, y si el canon la incluye. Un anuncio con el canon y la administración por separado evita mensajes de interesados que luego se retiran al conocer el valor completo. Si estás definiendo el precio, en cómo fijar el canon de arrendamiento te explicamos cómo compararlo con inmuebles parecidos de tu zona.
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Qué pasa si no se paga la administración
Una cuota de administración que no se paga a tiempo tiene consecuencias para el propietario y, en un arriendo, también para el arrendatario.
- Intereses de mora. El artículo 30 de la Ley 675 fija intereses de una y media veces el interés bancario corriente. Ese interés lo certifica hoy la Superintendencia Financiera, que reemplazó a la Superintendencia Bancaria que nombra la ley. La asamblea puede fijar un interés menor.
- La deuda se puede publicar en el conjunto. El mismo artículo 30 lo permite mientras dure la mora, en lugares por donde no pasen visitantes con frecuencia, y el acta de la asamblea incluye a los propietarios en mora.
- Cobro judicial. El artículo 48 de la Ley 675 deja cobrar con un proceso ejecutivo. El título para cobrar es el certificado de deuda que firma el administrador.
- Terminación del arriendo. Si el contrato pone la administración a cargo del arrendatario y el arrendatario no la paga, el numeral 2 del artículo 22 de la Ley 820 le permite al arrendador pedir que el contrato termine.
Si el arrendatario no paga y no entrega el inmueble, el camino es el proceso que explicamos en restitución de inmueble arrendado.
Qué pasa con la administración al vender el inmueble
La deuda de administración sigue al inmueble cuando se vende. El artículo 29 de la Ley 675 hace responder al comprador junto con el vendedor por las cuotas que el vendedor dejó de pagar.
Por eso, el notario pide en la escritura de venta el paz y salvo de la administración, firmado por el representante legal de la copropiedad. Si no hay paz y salvo, la escritura deja constancia de que se pidió al administrador y de que el comprador responde por las deudas con el conjunto.
Si vas a vender, pide el paz y salvo con tiempo y súmalo a los demás papeles de la venta. La lista completa está en documentos para vender una casa.
Si vas a comprar, pide el paz y salvo antes de firmar la promesa de compraventa y deja escrito quién paga la administración del mes de la entrega. Lo que sigue después lo explicamos en cómo se hace la escritura de una casa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la cuota de administración?
Es el dinero que paga cada mes el dueño de un inmueble en un edificio o conjunto para cubrir los gastos de los bienes comunes: vigilancia, aseo, mantenimiento y servicios de las zonas comunes. La Ley 675 de 2001 la llama expensas comunes.
¿Cómo se calcula la cuota de administración?
Se multiplica el presupuesto anual que aprueba la asamblea por el coeficiente de copropiedad del inmueble y el resultado se divide entre 12. El coeficiente sale del área privada construida del inmueble frente al área privada total del conjunto.
¿Qué es el coeficiente de copropiedad?
Es el porcentaje que le corresponde a cada inmueble sobre los bienes comunes del conjunto. Lo fija el reglamento de propiedad horizontal y decide cuánto paga cada dueño de administración y cuánto pesa su voto en la asamblea.
¿Quién paga la administración si el apartamento está arrendado?
Entre el propietario y el arrendatario, lo decide el contrato de arrendamiento. Si el contrato no la pone a cargo del arrendatario, la asume el propietario. Frente al conjunto, el propietario y el arrendatario responden juntos por la cuota ordinaria, según el artículo 29 de la Ley 675.
¿El arrendatario paga las cuotas extraordinarias?
Solo si el contrato de arrendamiento lo dice. La Ley 675 hace responder al arrendatario junto con el propietario solo por las cuotas ordinarias. Las extraordinarias se le cobran al propietario.
¿Hay un límite para subir la cuota de administración?
La Ley 675 no fija un porcentaje máximo. La cuota cambia con el presupuesto que aprueba la asamblea. Una cuota extraordinaria que en el año supere cuatro veces las expensas mensuales necesita el voto del 70 % de los coeficientes.
¿Qué pasa si vendo un apartamento que debe administración?
El comprador responde junto contigo por esa deuda. El notario pide el paz y salvo de la administración en la escritura, y si no lo hay, la escritura deja constancia de que el comprador responde por las deudas con el conjunto.
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